Um dos maiores problemas organizações dentro das empresas hoje é saber quem é responsável pelo que dentro de um processo de serviço. Muitas vezes não sabemos quem cobrar ou quem responsabilizar, ou até mesmo a quem deve ser reportado dentro do processo.
Cada um consciente do seu papel: uma matriz para definir responsáveis
Você já parou para refletir sobre a complexidade que é a produção de um filme? Pensemos num filme de Hollywood, mesmo. Numa superprodução, com centenas e centenas de profissionais envolvidos (às vezes até milhares). Do responsável pelos efeitos especiais aos maquiadores, cada um precisa saber exatamente o que deve fazer para que tudo saia conforme o planejado. Um deslize que seja pode ser catastrófico. E quando esse mesmo nível de complexidade aparece no mundo corporativo, certamente será necessário buscar uma ferramenta como a matriz RACI.
Só que, ao contrário do que você deva estar pensando, a matriz RACI não serve somente a projetos grandiosos. Serve também, e principalmente, a trabalhos rotineiros e a equipes infinitamente menores do que as dos grandes estúdios de Hollywood. Em outras palavras, é uma preciosa ferramenta de gestão, que pode fazer a diferença no seu papel de líder. E é por isso que você precisa conhecê-la melhor.
O que é a matriz RACI?
O “RACI” corresponde à sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed (em português, pode-se traduzir livremente para Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Assim, a matriz RACI é uma ferramenta por meio da qual cada colaborador toma consciência de suas atribuições durante um projeto. É uma matriz de distribuição de responsabilidades, por assim dizer.
Ela funciona por meio de um sistema, como uma planilha, que apresenta o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que esse objetivo seja atingido. Foi criada para eliminar a confusão na hora de definir quem faz o quê (bem recorrente, aliás) e para aumentar a eficiência de projetos.
Quais são os papéis atribuídos pela matriz?
Como vimos, são quatro:
Responsible (Responsável): é o papel responsável por completar as tarefas e as e as entregas. Por exemplo, se o projeto for o de criar um novo blog e produzir conteúdo para ele, então os redatores, os designers e os programadores serão os responsáveis pela execução e pela entrega;
Accountable (Aprovador): é quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto. No caso acima, seria o papel do gerente de projeto;
Consulted (Consultado): é o papel de quem é consultado, dentro ou fora da sua empresa, para que possa contribuir para a execução das tarefas. Alguém cuja participação agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. Neste caso, a comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta);
Informed (Informado): são clientes, stakeholders ou quaisquer pessoas que devem ser atualizadas sobre o andamento do projeto. São notificadas de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação, neste caso, ocorre num sentido.
Quando esses papéis são efetivamente distribuídos e bem definidos, as decisões são tomadas mais rapidamente, a prestação de contas é mais transparente e o fluxo de trabalho, muito mais organizado.
Um exemplo sempre ajuda
Imagine que sua agência tenha recebido um briefing de criação de um novo portal para um cliente. Suponha que você seja o gerente de projeto, que o Gustavo seja o diretor de arte, que o Marcos seja o redator, que a Sandra seja a programadora, que a Lúcia seja do atendimento ao cliente e que a Fiona seja a dona da agência.
Neste caso, teríamos:
- Responsáveis pela execução: Gustavo, Marcos e Sandra;
- Responsável por aprovar: você;
- Profissional a ser consultado: Lúcia;
- Profissional a ser informado: Fiona.
Para ilustrar melhor, veja este template de uma matriz RACI:
Você pode apresentar isso ao time de diversas formas: por meio de um quadro escrito à mão, por meio de um dashboard, ou em uma planilha. O importante é que esteja à vista de todos, com as devidas atribuições de cada papel bem esclarecidas.
Por que a ferramenta é útil?
Porque ela deixa claras as tarefas que cada colaborador deve executar para a conclusão de um projeto, bem como seus papéis ao longo do trabalho. Com isso, também é possível equilibrar a distribuição de responsabilidades. Por exemplo, é possível verificar quais gerentes de projeto foram colocados com mais ou menos frequência no papel de Responsible, de forma a alternar.
Usar a matriz RACI assegura que um projeto seja mais bem executado, uma vez que todos os envolvidos visualizam o andamento das tarefas. A ferramenta permite que gestores e líderes tenham a conversa certa com as pessoas certas, economizando tempo e recursos.
Vale salientar, também, que a utilização de uma matriz RACI no seu negócio permite que você envolva mais perfis qualificados nos seus projetos. E que a ferramenta é fácil de ser implementada.
Em suma, com a matriz RACI, você:
- Elimina a confusão da atribuição de responsabilidades;
- Previne-se da alocação excessiva de recursos para um projeto e vice-versa;
- Define quais os papéis envolvidos no projeto, atribuindo-os aos colaboradores – o que resulta em clareza no entendimento das atribuições, um fator-chave para o desenvolvimento de qualquer projeto e para a mitigação de conflitos;
- Garante que nenhuma tarefa receba mais recursos do que o necessário;
- Obtém uma forma rápida e eficiente de realocar recursos quando ocorrer turnover. Novos colaboradores podem rapidamente identificar seus papéis dentro de um projeto, além daqueles dos colegas com quem devem interagir.
Uma ferramenta para garantir a implantação da matriz RACI
A matriz RACI não é a primeira ferramenta de priorização que apresentamos a você aqui no blog. Neste post sobre ferramentas de gestão empresarial, listamos algumas outras, que estão entre as preferidas de gestores.
Fontes: Runnit